知识是任何组织的命脉。公司赖以生存的资源、流程和秘诀。这是我们所有人完成工作所依赖的文档和信息。尽管内部知识很重要，但它往往没有得到充分优化，因为许多组织未能看到未经深思熟虑的知识管理方法的后果。他们认为无论他们拥有什么“解决方案”——或者缺乏解决方案——就足够好了。我们在这里告诉您事实并非如此。每个组织都容易受到知识管理不善的影响，而且其影响比表面上看起来更为深远。
您认为您的组织不存在知识问题吗？再想一想。
以下是您的组织将从知识共享文化中受益的 8 个主要指标：
您不确定您找到的内容最近是否已更新
你必须一一搜索不同的目的地才能找到你想要的东西
它只存在于主题专家的头脑中
它存在于一个并非每个人都可以访问的系统中
你的知识是被动的，而不是主动的
非正式知识未被捕获
它存在于静态文档中，使用和更新都很笨重
1.您不确定您找到的内容最近是否已更新
重要的是要知道您使用的资源是准确且最新的。如果您花 华侨华人非洲数据库包 时间扫描文档以确保它们是最新版本，或者更糟糕的是，在外部共享过时的资源，那么您就会遇到知识问题。依赖文件夹或文件命名约定只会给版本控制带来不确定性，并且无法保证资源内的知识最近已更新。当用户不能信任您系统中的信息时，他们就不会使用它。这使得他们更容易打扰别人索取最新版本，而不是确定他们发现的内容实际上是否准确。
如果没有知识管理解决方案，您也许能够看到文件上次更新的时间，但这与看到同事已验证该信息“可信”不同。例如，Guru 要求作者对他们创建的信息负责。如果有人向 Guru 添加知识，他们的名字就会附在上面，并且他们有责任按照设定的节奏验证信息是否准确。有了知识解决方案，用户不必怀疑他们发现的内容是否是最近的；他们确切地知道给定资源最后一次验证的时间和验证者是谁。激发对您知识的信任将使您的队友充满信心地工作。
2. 你必须一一搜索不同的目的地才能找到你想要的东西
如果没有针对公司资源提供通用搜索功能的通用主页，搜索知识将始终是一种低效率的工作。您知道某个特定的信息存在于某处，但您不确定在哪里。您心中有一个可以搜索的关键字或文本片段，但不知道信息所在的位置，您必须准备好搜索您的桌面、收件箱、Slack、文件托管服务和任何其他内容存在知识的在线存储库。
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当您的所有信息都集中在一处时，只需进行一次搜索即可找到您要查找的内容。不仅仅是任何搜索，而是在您已经使用的应用程序中进行的搜索。无论您在哪个网站上，像 Guru 这样的浏览器扩展程序就在您身边，等待提供您所需的信息。 Slack 也是如此。一个简单的 Slack 操作会提示 Guru 机器人在 Slack 应用程序中提取您正在查找的信息。无需浪费时间在多个目的地中多次搜索 - 只需单击一下即可。
详细了解您的组织如何使用知识管理工具来改进知识共享。
3.它只存在于主题专家的头脑中
主题专家 (SME) 就像人类百科全书。他们对自己的专业领域了如指掌，可以立即回答任何问题。不幸的是，大多数中小企业
没有报酬坐在一起为同龄人提供百科全书。通常他们有自己的重要工作要做，并暂停工作流程来回答同事的问题，从而分散了他们提供真正价值的注意力。我们之前曾帮助客户进行过计算，让有价值的中小企业花时间回答重复的问题而不是专注于自己的工作，他们花费的金钱是可怕的。每周浪费数千美元令人恐惧。
知识管理解决方案让中小企业将他们的专业知识“转移”到在线资源中，可以根据他们认为合适的方式进行更新和编辑。这样，当团队成员有疑问时，他们可以直接向源头寻求答案，而不必打扰实际的源头。此外，像 Guru 这样的验证功能可以告诉用户可用的信息是可信的且是最新的，从而无需与 SME 进行双重检查。
4.它存在于一个并非每个人都可以访问的系统中
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随着组织的发展和各个团队开发自己的流程，由于采用不同的工具，经常会出现脱节。也许您的营销团队将文件托管在 Dropbox 中，但您的产品团队仅在 Trello 中运作。面向客户的代表需要访问这两个团队的信息，但可能无法登录这两个工具。这使得他们依赖于其他团队，无法在需要时帮助自己获取所需的信息。
将所有团队资源托管在一个地方可以构建强大的内部知识网络，并使个人能够在不打扰他人的情况下找到完成工作所需的信息。在 Guru，我们所有的团队都将资源保留在 Guru 中，我们都从共享知识中受益。我们面向客户的团队可以访问营销、工程甚至安全和合规性所拥有的重要信息。使销售代表能够快速找到所需的知识至关重要，尤其是当客户和潜在客户排队等候时。缺乏知识会让销售代表和客户都感到沮丧。
您的团队访问的信息越多，他们就越能快速有效地满足所有请求。
5.你的知识是被动的，而不是主动的
也许你的知识组织得很好。您对文件夹结构感到满意，并认为人们很容易找到您的资源。但是，它所做的就是这样：被动地坐着等待人们找到它。当您心中有特定结果时，搜索被动知识库效果很好，但是当您不确定自己到底需要什么时呢？使用传统搜索，您会受到搜索词的限制。如果销售代表知道您的知识库中的特定案例研究将有助于向潜在客户提供要点，他们会搜索该案例研究并将其发送。但是，如果他们不知道还有一篇关于同一主题的旧博客文章会进一步阐明他们试图证明的观点，该怎么办？尽管相关，但该博客文章不会出现在对案例研究的简单搜索中，并且您的销售代表错过了一个关键机会。
由人工智能驱动的知识管理解决方案将知识从被动变为主动。在 Guru，我们喜欢说我们的业务不是提供有用的知识，而是让知识变得有用。我们相信信息不应该仅仅存在于您的知识库中；它还应该存在于您的知识库中。它应该在您需要时找到您并帮助您更智能地工作。 Guru 的AI Suggest技术根据从网页收集的上下文，在您现有的工作流程中提供相关知识。如果您正在输入有关特定功能的电子邮件，AI Suggest 将提供与该功能相关的相关知识。随着时间的推移，Guru 的人工智能会变得更加聪明，因为它会学习个人和组织模式，从而使所提供的每一条知识都具有相关性和有用性。随着人工智能完成所有知识表面跑腿工作，人类只能专注于做他们最擅长的事情：取悦客户。
嘘！使用Guru的知识诊断来了解您的知识库是主动的还是被动的。
6. 非正式知识未被捕获
当考虑知识管理时，通常想到的是形式知识。正式知识包括博客文章、案例研究等资源，以及由营销等团队专门为更广泛分发而创建的表格。但形式知识只是构成有效知识库的信息的一部分。非正式知识同样重要，但常常被忽视。非正式知识包括在职学习和个人通常从对话和互动中收集的见解等。
例如，一名新员工向他的经理发送 Slack，询问有关特定流程的问题，然后他的经理会给出一个深思熟虑的答案。然后经理想到，如果他的新员工有这个问题，其他新员工很可能也会有同样的问题。他使用 Guru 的 Slack 机器人在 Guru 中保存他输入的回复，这使所有员工都可以访问他刚刚花时间输入的答案。 Guru 机器人不会让对话帮助一名员工，然后迷失在冗长的 Slack 线程中，而是让用户能够保存非正式知识，使其可供所有员工使用。
为您的团队提供获取非正式知识的方法对于构建内部知识网络至关重要。无论这些知识来自外部交互还是内部聊天，快速将该信息添加到知识网络的能力都有助于代表互相帮助。简单地为个人提供一个共享利基信息的途径，就能突飞猛进地增加您的团队需要使用的知识。
7.它存在于静态文档中，使用和更新都很笨重
您已经完成了：您已经找到了您一直在寻找的确切信息片段。唯一的问题是，它位于一个 20 页的 PDF 中。或者幻灯片。为了简单地提取您需要的信息，您必须下载文件，打开一个新的应用程序，筛选所有页面或幻灯片，然后复制您需要的信息。仅将信息存储在笨重的文档（例如 PDF 或 PPT）中会导致访问其中的各个部分变得困难。这些文件类型也是静态的并且不易编辑。如果在竭尽全力寻找统计数据后，您发现它引用了 2015 年的资料怎么办？要更新该 PDF，您必须弄清楚谁拥有该资源，然后联系该人并要求他们为您编辑该文件。
模块化的知识结构使您有机会将所需的所有信息存储在易于访问的小块中。您需要的 PDF 中的关键主题、统计数据和图表都可以用项目符号列出，以便于复制粘贴。以动态格式组织信息可以让用户轻松找到所需内容，也使中小企业可以轻松更新内容。还记得 2015 年的统计数据吗？如果使用像 Guru 这样的模块化结构，您可以简单地请求对 Guru 中的知识进行验证，并且添加它的 SME 将收到通知，他们编写的内容现已过时。他们可以插入新的统计数据，问题就得到解决，无需进行 PDF 编辑。对于 PDF 和 PPT 等文档是共享信息的正确媒介的用例，Guru 还允许您嵌入文档。
8.你不知道哪些知识正在被有效利用
随着组织中资源的激增，您如何确定您选择的文档是最适合该工作的文档？您有办法衡量哪些资源和资产影响机会吗？您是否了解您的同事在哪些内容上取得了成功？您的营销团队可以计算他们所创造的知识的投资回报率吗？
对您的知识如何使用的分析可以让这些知识为您发挥更大的作用。例如，通过Guru 的分析，您可以了解哪些知识被查看、复制和发送给潜在客户和现有客户的次数最多。您可以将抵押品与机会联系起来，并了解哪些内容正在影响业务目标。还有一个活动日志，详细说明您的同事正在发送哪些资源。了解销售代表针对某些潜在客户使用了哪些宣传材料可以帮助制定销售策略。如果其他人在 X 行业的潜在客户打开了某个特定文档，那么另一个队友在 X 行业的潜在客户可能也会在该文档中找到价值。
营销团队也可以从 Guru 分析中收集见解。了解哪些资源使用最多，可以帮助您深入了解销售代表需要哪些资源来完成工单和交易。 Guru 还提供对没有结果的搜索的分析。看到几位销售代表搜索了“安全”，营销人员就知道需要了解贵公司的安全策略。你与知识的关系可以是双向的；让它告诉你哪里是成功的，哪里是有漏洞的。
